PO (Purchase order) là gì? Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng

PO (tiếng Anh gọi là Purchase Order). Đây là một khái niệm khá quen thuộc đối với các cá nhân và tổ chức. Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại.

Vậy thực tế PO là gì? Số PO là gì? PO là gì trong kinh doanh? 

Bài viết dưới đây, Hostify.vn sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu về PO (Purchase order) là gì? Po được sử dụng như thế nào? Những thông tin cần biết về Po trong bài viết dưới đây.

1. PO là gì? PO là viết tắt của từ gì?

PO  được viết tắt là Purchase order. Thuật ngữ này được hiểu đơn giản là đơn đặt hàng. Đây là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.

Chứng từ này có thể được hiểu như việc người bán xác nhận mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua, khi có đầy đủ chữ ký của hai bên. Nó được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).

Khi chứng từ (đã ký kết) còn được xem là tài liệu thương mại nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ PO được dùng rất phổ biến. Nó là chứng từ phục vụ quá trình mua bán hàng hóa quốc tế hữu hiệu. Ngày nay, PO cũng được sử dụng rộng rãi hơn và còn là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống giúp hỗ trợ việc hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

2. Nội dung trên Purchase order

Mỗi PO (Purchase order) sẽ có thông tin đầy đủ và liên quan cụ thể đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, điều kiện giao hàng, cam kết các bên…. Và hơn hết, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên chứng từ:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality (phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (điều kiện thanh toán)
• Incorterms (điều kiện giao hàng)
• Special instruction (discount, FOC…)
• Signature (chữ ký).

3. Mục đích sử dụng PO

PO (Purchase order) là gì? Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng

Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì PO là chứng từ cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.

Đơn đặt hàng là chứng từ truyển tải về mong muốn của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán

• Giúp người mua quản lý được các hoạt động như mua bán: vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
• Được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
• Bảo vệ người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;

PO quy chuẩn hóa quy trình mua hàng là một cách hợp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

4. Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng

PO được biết đến là chứng từ vô cùng quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Việc quản lý và sử dụng PO khi sử dụng là yếu tố rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Vì vậy, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây khi sử dụng PO: 

• Bạn cần phải quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ của các nhà cung cấp cũng cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Việc làm này sẽ giúp việc lựa chọn các nhà cung cấp trở nên dễ dàng, chính xác nhất.
• Những chi phí liên quan đến ngân sách, bạn cần xây dựng các hạn chế bằng việc phân loại các sản phẩm, dịch vụ cần thiết để dễ dàng bổ sung hàng tồn kho. Bạn cũng nên tách các khoản mua thành các danh mục rõ ràng. 
• Cần phải triển khai hệ thống để phê duyệt, kiểm tra các vấn đề chi phí mua hàng để tránh việc quản lý tài chính yếu kém. Nếu bạn triển khai được quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu hay với những trường hợp các PO trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
• Để có thể duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng, bạn nên đưa ra các đầu mục kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng. Nhờ việc này, bạn sẽ đảm bảo được các chi tiết đơn hàng được điền chính xác, giảm thiểu được sai sót. Bao gồm các thông tin quan trọng như: số lượng mua hàng, giá cả hay các chi tiết vận chuyển khác như các khoản thuế đánh vào hàng hóa…
• Những hồ sơ, tài liệu liên quan PO cần phải lưu trữ đúng cách để tránh hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đảm bảo được quá trình kiểm toán của doanh nghiệp, tổ chức. Đặc biệt hơn hết là đảm bảo về tính bảo mật của chứng từ. 
• Tất cả liên quan đến quy trình hủy PO cũng cần phải rõ ràng, minh bạch. Khi muốn hủy PO cũng cần có văn bản chính thức, bao gồm các thông tin các bên liên quan và chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cũng cần phải được lưu trữ với các tài liệu liên quan. 

4. Quy trình sử dụng và PO là gì trong kinh doanh?

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

– Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp. 

– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 

– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 

– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.

– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 

– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 

– Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

5. Số PO là gì? Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

Việc quản lý PO đúng cách giúp cho doanh nghiêp bạn hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp dịch vụ

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.  
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. 
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. 
• Quản lý các tài liệu nhằm bảo đảm quá trình kế toán kiểm toán. 
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan. 

Bạn có thể dựa trên các report bán hàng trên phần mềm để đánh giá hiệu quả số lượng bán ra của từng sản phẩm theo từng đơn vị cung cấp. Dựa vào đây, bạn có thể nắm thêm tình hình kinh doanh cũng như chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Với những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu được PO là gì trong kinh doanh? cũng như những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng PO. Hostify hy vọng những kiến thức này có thể giúp bạn dễ dàng triển khai, quản lý và sử dụng PO hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn.  

>> Xem thêm:  

7 bước xây dựng hệ thống bán hàng online hiệu quả

Dropshipping là gì? Kinh doanh online với mô hình Dropshipping

Thông tin liên hệ tư vấn

• Website: www.hostify.vn
• Liên hệ Kỹ thuật: 0247 1012 369 (Phím 2)
• Facebook: https://www.facebook.com/hostify.vn