Hóa đơn điện tử là gì? Cập nhật quy định mới nhất năm 2023 về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy, như tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực, giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu quả, minh bạch, an toàn, bảo mật, v.v.
Hóa đơn điện tử là một khái niệm không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp và cá nhân trong thời đại số hóa và kỹ thuật số hiện nay.
Tuy nhiên, hóa đơn điện tử cũng có một số khái niệm, quy định và thủ tục cần nắm rõ để sử dụng một cách hợp pháp và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn đọc về các khái niệm, quy định và hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nội dung, hình thức, phương thức lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của pháp luật.
Khái niệm hóa đơn điện tử gốc
Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn điện tử được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, không cần phải in ra giấy để xác nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử gốc có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy thuộc vào phương thức lập và phát hành hóa đơn điện tử của người bán.
Hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nội dung, hình thức, phương thức lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của pháp luật.
Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản in giấy của hóa đơn điện tử, có thể được sử dụng để xác nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nếu người mua yêu cầu. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung của hóa đơn điện tử, bao gồm số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa, mã QR, chữ ký số của người bán, chữ ký số của cơ quan thuế (nếu có).
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn điện tử, nếu không có sự đồng nhất giữa dữ liệu điện tử và dữ liệu in giấy.
Vậy, sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Có thể tóm tắt như sau:
Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, không cần phải in ra giấy để xác nhận giao dịch.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản in giấy của hóa đơn điện tử, có thể được sử dụng để xác nhận giao dịch, nếu người mua yêu cầu, không có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn điện tử, nếu không có sự đồng nhất giữa dữ liệu điện tử và dữ liệu in giấy.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hai loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng hiện nay, là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có mã của cơ quan thuế được cấp cho người bán.
Mã của cơ quan thuế là một chuỗi ký tự mã hóa được cơ quan thuế cấp cho người bán khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, để xác định nguồn gốc và tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải được gửi đến cơ quan thuế và người mua ngay sau khi lập và phát hành.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể được lập và phát hành bằng hai phương thức: phương thức doanh nghiệp tự phát hành và phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát hành.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, không có mã của cơ quan thuế được cấp cho người bán.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chỉ được sử dụng trong trường hợp người bán là các tổ chức, cá nhân có quy mô hoạt động nhỏ, có số lượng hóa đơn phát hành ít, hoặc trong trường hợp người bán là các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua là các tổ chức, cá nhân có quy mô hoạt động lớn, có hệ thống quản lý, giám sát hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải được gửi đến người mua ngay sau khi lập và phát hành. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chỉ được lập và phát hành bằng phương thức doanh nghiệp tự phát hành.
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
Một số quy định về hóa đơn điện tử UPDATE năm 2023
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải có các nội dung sau: số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa, mã QR, chữ ký số của người bán, chữ ký số của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải có chữ ký số của người bán.
Theo Công văn 1586/TCT-CS năm 2023, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử là ngày gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau và không được sớm hơn ngày giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ; Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp được miễn, giảm hoặc được sử dụng hóa đơn khác theo quy định của pháp luật. Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước ngày 30/06/2022. Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022, nếu đáp ứng được các điều kiện và thủ tục theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Phải lập hóa đơn điện tử cho mỗi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp được miễn, giảm hoặc được sử dụng hóa đơn khác theo quy định của pháp luật.
Phải lập hóa đơn điện tử theo đúng thứ tự số giao dịch, không được bỏ sót, lặp lại hoặc sửa đổi số giao dịch đã được cấp.
Phải lập hóa đơn điện tử theo đúng nội dung, hình thức, phương thức lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của pháp luật.
Phải lập hóa đơn điện tử ngay sau khi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xảy ra, trừ trường hợp được phép lập hóa đơn điện tử sau khi giao dịch theo quy định của pháp luật.
Phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi lập và phát hành hóa đơn điện tử, trừ trường hợp người mua không có địa chỉ email hoặc không yêu cầu nhận hóa đơn điện tử.
Phải gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho cơ quan thuế ngay sau khi lập và phát hành hóa đơn điện tử.
Phải lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn, bảo mật và sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:
Phải có các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ; tổng cộng tiền hàng, tiền thuế, tiền thanh toán; tên, chức vụ, chữ ký của người lập, người bán, người mua; ngày, tháng, năm lập hóa đơn; số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa, mã QR, chữ ký số của người bán, chữ ký số của cơ quan thuế (nếu có).
Phải có các thông tin không bắt buộc theo yêu cầu của người bán hoặc người mua, như: số hợp đồng, số đơn hàng, số phiếu xuất kho, số phiếu nhập kho, số tài khoản ngân hàng, hình thức thanh toán, ghi chú, v.v.
Phải có các thông tin theo quy định của các ngành, lĩnh vực cụ thể, như: số seri, số khung, số động cơ, biển số xe, số đăng ký xe, số giấy chứng nhận đăng ký xe, số giấy chứng nhận kiểm định xe, số giấy chứng nhận bảo hiểm xe, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, số giấy chứng nhận quyền sử dụng tài sản gắn liền với đất, số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, số giấy phép kinh doanh, số giấy phép hoạt động, số giấy phép đầu tư, số giấy phép xây dựng, số giấy phép sử dụng, số giấy phép khai thác, số giấy phép vận chuyển, số giấy phép nhập khẩu, số giấy phép xuất khẩu, số giấy phép phân phối, số giấy phép bảo hộ, số giấy phép bảo vệ, số giấy phép bảo trì, số giấy phép sửa chữa, số giấy phép cấp dưỡng, số giấy phép kiểm tra, số giấy phép kiểm định, số giấy phép kiểm soát, số giấy phép kiểm tra, ….
Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khởi tạo HĐĐT là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý HĐĐT. Để được phép khởi tạo HĐĐT, tổ chức, cá nhân phải đáp ứng các điều kiện sau:
Có đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.
Có mã số thuế và đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Có phương tiện điện tử để lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý HĐĐT, bao gồm: máy tính, máy in, máy quét, máy fax, điện thoại, email, phần mềm, chữ ký số, v.v.
Có hệ thống kế toán, kiểm toán, báo cáo thuế và quản lý nội bộ đảm bảo tính nguyên vẹn, minh bạch, an toàn và bảo mật của HĐĐT.
Có hợp đồng hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT, nếu sử dụng phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT phát hành.
Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
Để thực hiện hóa đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Các tổ chức, cá nhân phải đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT. Để đăng ký sử dụng HĐĐT, các tổ chức, cá nhân phải nộp đơn đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu quy định, kèm theo các giấy tờ liên quan, như: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký chữ ký số, hợp đồng hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT (nếu có), v.v. Các tổ chức, cá nhân có thể nộp đơn đăng ký sử dụng HĐĐT trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua mạng Internet. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã của cơ quan thuế cho các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng HĐĐT trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 2: Lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý HĐĐT.
Các tổ chức, cá nhân phải lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý HĐĐT theo đúng quy định của pháp luật về nội dung, hình thức, phương thức lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý HĐĐT. Các tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn phương thức lập và phát hành HĐĐT là phương thức doanh nghiệp tự phát hành hoặc phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT phát hành, tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của mình. Các tổ chức, cá nhân phải gửi HĐĐT cho người mua và cơ quan thuế ngay sau khi lập và phát hành HĐĐT, trừ trường hợp người mua không có địa chỉ email hoặc không yêu cầu nhận HĐĐT. Các tổ chức, cá nhân phải lưu trữ và quản lý HĐĐT bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn, bảo mật và sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Bước 3: Kiểm tra, kiểm soát, báo cáo và xử lý vi phạm liên quan đến HĐĐT.
Các tổ chức, cá nhân phải kiểm tra, kiểm soát, báo cáo và xử lý vi phạm liên quan đến HĐĐT theo quy định của pháp luật. Các tổ chức, cá nhân phải kiểm tra và kiểm soát HĐĐT của mình để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, đầy đủ và kịp thời của HĐĐT. Các tổ chức, cá nhân phải báo cáo về việc sử dụng HĐĐT cho cơ quan thuế theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Các tổ chức, cá nhân phải xử lý vi phạm liên quan đến HĐĐT, như: sửa chữa, hủy bỏ, thay thế, bổ sung, điều chỉnh, v.v. theo quy định của pháp luật. Các tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm và chịu hình phạt nếu vi phạm các quy định về HĐĐT.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022, nếu đáp ứng được các điều kiện và thủ tục theo quy định của pháp luật. Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thông báo việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
Các tổ chức, cá nhân phải thông báo việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Để thông báo việc chuyển đổi, các tổ chức, cá nhân phải nộp đơn thông báo chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo mẫu quy định, kèm theo các giấy tờ liên quan, như: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký chữ ký số, hợp đồng hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có), v.v. Các tổ chức, cá nhân có thể nộp đơn thông báo chuyển đổi trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua mạng Internet. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã của cơ quan thuế cho các tổ chức, cá nhân thông báo chuyển đổi trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 2: Hủy bỏ hóa đơn giấy còn thừa sau khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Các tổ chức, cá nhân phải hủy bỏ hóa đơn giấy còn thừa sau khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bằng cách ghi rõ chữ “Hủy” trên mặt hóa đơn giấy và gửi lại cho cơ quan thuế. Các tổ chức, cá nhân phải lập biên bản hủy bỏ hóa đơn giấy theo mẫu quy định, kèm theo danh sách các hóa đơn giấy được hủy bỏ, gồm: ký hiệu, số seri, số thứ tự, ngày tháng năm lập, số tiền, tên người bán, tên người mua, v.v. Các tổ chức, cá nhân phải nộp biên bản hủy bỏ hóa đơn giấy và danh sách các hóa đơn giấy được hủy bỏ cho cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày hủy bỏ hóa đơn giấy.
Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.
Các tổ chức, cá nhân phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, theo quy định của pháp luật về nội dung, hình thức, phương thức lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử. Các tổ chức, cá nhân phải lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn, bảo mật và sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Các tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn phương thức lập và phát hành hóa đơn điện tử là phương thức doanh nghiệp tự phát hành hoặc phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát hành, tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của mình. Các tổ chức, cá nhân phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua và cơ quan thuế ngay sau khi lập và phát hành hóa đơn điện tử, trừ trường hợp người mua không có địa chỉ email hoặc không yêu cầu nhận hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “Hóa đơn điện tử”
| Tra cứu hóa đơn điện tử | Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
| Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế | Hệ thống hóa đơn điện tử |
| Hóa đơn điện tử là gì | Quy định mới về hóa đơn điện tử 2022 |
| Xuất hóa đơn điện tử | Đăng nhập hóa đơn điện tử |