Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy, như tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực, giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu quả, minh bạch, an toàn, bảo mật, v.v.

Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

Điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.

Có mã số thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Có phương tiện điện tử để lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm: máy tính, máy in, máy quét, máy fax, điện thoại, email, phần mềm, chữ ký số, v.v.

Có hệ thống kế toán, kiểm toán, báo cáo thuế và quản lý nội bộ đảm bảo tính nguyên vẹn, minh bạch, an toàn và bảo mật của hóa đơn điện tử.

Có hợp đồng hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, nếu sử dụng phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát hành.

Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định, ký tên và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế của tổ chức, doanh nghiệp.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp.

Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, nếu sử dụng phương thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát hành.

Các bản sao phải được công chứng hoặc xác nhận đúng với bản chính. Các giấy tờ ngoại ngữ phải được dịch sang tiếng Việt và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền. Cơ quan thuế có thẩm quyền là cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về thuế. Tổ chức, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu và nhận biên nhận của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã của cơ quan thuế cho tổ chức, doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử qua mạng Internet. Tổ chức, doanh nghiệp phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ [www.gdt.gov.vn] và đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký.

Tổ chức, doanh nghiệp phải điền đầy đủ các thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử và gửi điện tử cho cơ quan thuế có thẩm quyền. Tổ chức, doanh nghiệp phải ký số và đính kèm các giấy tờ liên quan theo yêu cầu. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã của cơ quan thuế cho tổ chức, doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông tin hóa đơn điện tử là thông tin về hóa đơn điện tử được cung cấp cho người mua, người bán và cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm: số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa, mã QR, chữ ký số của người bán, chữ ký số của cơ quan thuế (nếu có). Thông tin hóa đơn điện tử được sử dụng để tra cứu, kiểm tra, xác nhận và quản lý hóa đơn điện tử. Để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Để đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử.

Tổ chức, doanh nghiệp phải đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc khi có thay đổi về nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử. Để đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử theo mẫu quy định, ký tên và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp đơn đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.

Bước 2: Nhận mã của cơ quan thuế để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã của cơ quan thuế để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Mã của cơ quan thuế là một chuỗi ký tự mã hóa được cơ quan thuế cấp cho tổ chức, doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, để xác định nguồn gốc và tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Mã của cơ quan thuế sẽ được gửi cho tổ chức, doanh nghiệp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.

Thủ tục đăng ký mới tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cổng thông tin điện tử là hệ thống thông tin điện tử do Tổng cục Thuế quản lý, cung cấp các dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử cho người bán, người mua và cơ quan thuế. Cổng thông tin điện tử có địa chỉ [hoadondientu.gdt.gov.vn]. Để sử dụng các dịch vụ trên Cổng thông tin điện tử, tổ chức, doanh nghiệp phải đăng ký mới tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử. Để đăng ký mới tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ [hoadondientu.gdt.gov.vn] và chọn mục “Đăng ký tài khoản”.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, bao gồm: tên đăng nhập, mật khẩu, email, số điện thoại, mã số thuế, tên tổ chức, doanh nghiệp, địa chỉ, v.v. và chọn mục “Đăng ký”.

Bước 3: Nhận mã xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký và nhập mã xác nhận vào ô tương ứng trên Cổng thông tin điện tử và chọn mục “Xác nhận”.

Bước 4: Nhận thông báo đăng ký tài khoản thành công và đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử bằng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký.

Đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức nhắn tin của số điện thoại di động là hình thức cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người mua, người bán và cơ quan thuế bằng cách gửi nhắn tin từ số điện thoại di động của người bán đến số điện thoại di động của người mua và cơ quan thuế. Hình thức nhắn tin của số điện thoại di động được sử dụng khi người mua không có địa chỉ email hoặc không yêu cầu nhận hóa đơn điện tử qua email. Để sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động, tổ chức, doanh nghiệp phải đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Để đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động, tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử và chọn hình thức nhắn tin của số điện thoại di động là một trong các hình thức cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người mua, người bán và cơ quan thuế.

Bước 2: Cung cấp số điện thoại di động của người bán và số điện thoại di động của người mua (nếu có) khi lập hóa đơn điện tử. Số điện thoại di động của người bán và người mua phải là số điện thoại di động đang hoạt động và có thể nhận được nhắn tin.

Bước 3: Gửi nhắn tin từ số điện thoại di động của người bán đến số điện thoại di động của người mua và cơ quan thuế sau khi lập và phát hành hóa đơn điện tử. Nội dung nhắn tin phải bao gồm: số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa, mã QR, chữ ký số của người bán, chữ ký số của cơ quan thuế (nếu có). Nếu số điện thoại di động của người mua không có, người bán chỉ cần gửi nhắn tin đến cơ quan thuế.

Đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kết nối hệ thống là hình thức cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người mua, người bán và cơ quan thuế bằng cách kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Kết nối hệ thống được sử dụng khi bên sử dụng thông tin muốn tự động hóa quá trình cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người mua, người bán và cơ quan thuế. Để sử dụng kết nối hệ thống, bên sử dụng thông tin phải đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử theo quy định của pháp luật. Để đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống, bên sử dụng thông tin cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử.

Bên sử dụng thông tin phải đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử khi bắt đầu sử dụng hoặc khi có thay đổi về kết nối hệ thống. Để đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống, bên sử dụng thông tin phải nộp đơn đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử theo mẫu quy định, ký tên và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên sử dụng thông tin. Bên sử dụng thông tin có thể nộp đơn đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.

Bước 2: Nhận mã kết nối để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã kết nối để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử cho bên sử dụng thông tin trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Mã kết nối là một chuỗi ký tự mã hóa được cơ quan thuế cấp cho bên sử dụng thông tin khi đăng ký kết nối hệ thống, để xác định định danh và quyền truy cập của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử. Mã kết nối sẽ được gửi cho bên sử dụng thông tin bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “đăng ký hóa đơn điện tử”

Bài viết liên quan

Hóa đơn điện tử là gì? Cập nhật quy định mới nhất năm 2023 về hóa đơn điện tử