Cách ký chữ ký số trên file PDF foxit reader, Excel, Word 2022

Chữ ký số là một phương pháp xác thực và bảo mật trong các giao dịch điện tử. Nó tương tự như chữ ký trên giấy tờ, nhưng được sử dụng trong môi trường số hóa.

Chữ ký số sử dụng một cặp khóa công khai và khóa riêng tương ứng. Khóa công khai được chia sẻ và sử dụng để mã hóa thông tin, trong khi khóa riêng được giữ bí mật và sử dụng để giải mã thông tin đã được mã hóa bằng khóa công khai.

Khi ai đó tạo ra một chữ ký số, họ sẽ sử dụng khóa riêng của mình để ký một tài liệu hoặc thông điệp cụ thể. Sau đó, bất kỳ ai có khóa công khai của người tạo chữ ký có thể kiểm tra tính xác thực của chữ ký bằng cách so sánh dữ liệu đã được ký với bản gốc của tài liệu hoặc thông điệp. Nếu dữ liệu không bị thay đổi và chữ ký được tạo ra bởi khóa riêng tương ứng, thì chữ ký số được coi là hợp lệ và xác thực.

Chữ ký số được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm giao dịch tài chính trực tuyến, xác thực người dùng, chứng thực tài liệu và bảo mật thông tin. Nó giúp đảm bảo tính toàn vẹn, không thay đổi và xác thực của dữ liệu trong môi trường số hóa.

Cách ký chữ ký số trên file PDF

Phần mềm đọc file PDF Foxit Editor/Reader mang đến cho người dùng loạt tính năng chữ ký nhanh gọn, bảo mật và hiệu quả, bao gồm chữ ký số, eSignatures, chữ ký mực, và DocuSign.

Ký file PDF với chữ ký số

Trước khi ký một tài liệu, bạn cần vẽ một trường chữ ký tại nơi dự định đặt chữ ký, đăng ký một ID số, và sau đó tạo chữ ký số.

• Đầu tiên, vào tab Protect > Sign & Certify > Place Signature
• Sau đó bấm và giữ chuột trái, rồi kéo – thả trường chữ ký vào tài liệu.
• Trong hộp thoại Sign Document, chọn một ID số từ menu xổ xuống. Nếu không thể tìm thấy ID số của mình, bạn cần lấy chứng nhận từ Certificate Authority (CA) hoặc tự tạo một ID số theo hướng dẫn tại đây.

Ký file PDF với tính năng Foxit eSign

Foxit đã tích hợp Foxit eSign vào Foxit PDF Editor cho Windows từ phiên bản 11.2, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, và ký tài liệu mà không cần rời khỏi chương trình PDF Editor.

Ký file PDF với Fill & Sign

Để tạo chữ ký viết tay của riêng mình và đưa chữ ký đó vào file PDF, bạn làm theo các bước sau:

• Vào tab Protect > Fill & Sign
• Bấm dấu “+” trong khung chữ ký để tạo chữ ký
• Trong hộp thoại Create Signature, bạn có thể vẽ chữ ký, nhập chữ ký từ file, copy chữ ký từ clipboard, hoặc gõ nội dung văn bản để tạo chữ ký. Hoặc bấm vào Online Signature để chọn một chữ ký từ các chữ ký trực tuyến mà bạn đã lưu trước đó.
• Bấm OK. Con trỏ sẽ biến thành hình chữ ký của bạn. Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn ký và bấm chuột trái. Nếu cần phóng to thu nhỏ chữ ký, bấm vào chữ ký để chọn và kéo góc dưới bên phải của nó để thay đổi kích thước.

• Bấm chuột phải vào chữ ký mới thêm, chọn Apply Signature trong menu hiện ra để đặt chữ ký, hoặc bạn có thể chọn thêm nhiều chữ ký khác rồi bấm vào Apply All Signatures dưới tab Fill & Sign để đặt tất cả các chữ ký vào tài liệu.

Ký file PDF với DocuSign

Để ký file PDF với DocuSign, bạn phải cài plugin DocuSign cho Foxit PDF Editor. Sau đó làm các bước sau:

• Mở tài liệu PDF muốn ký, chọn tab Protect > DocuSign > Login to DocuSign. Gõ email và password dành cho DocuSign và bấm Login. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký trước.
• Sau khi đăng nhập, chọn DocuSign > Sign with DocuSign. Ứng dụng sẽ upload file PDF lên DocuSign và bạn sẽ chuyển sang giao diện DocuSign. Lúc này bạn chỉ cần chọn ký tài liệu theo hướng dẫn trên màn hình là xong.

Cách ký chữ ký số trên file Excel và Word

Tạo dòng chữ ký

• Trong tài liệu hoặc bảng tính, đặt con trỏ tại nơi bạn muốn tạo dòng chữ ký
• Trên tab Insert, trong nhóm Text, danh sách Signature Line > Microsoft Office Signature Line

• Trong hộp thoại Signature Setup, gõ thông tin sẽ hiện ra bên dưới dòng chữ ký. Trong đó, Suggested signer là họ tên đầy đủ của người ký, Suggested signer’s title là tước hiệu của người ký, Suggested signer’s email address là email của người ký, Instructions to the signer là hướng dẫn dành cho người ký (ví dụ: trước khi ký, hãy xác nhận nội dung là đúng sự thật)
• Chọn một hoặc cả hai ô: Allow the signer to add comments in the Sign dialog box (cho phép người ký gõ vào mục đích ký), Show sign date in signature line (ngày ký tài liệu sẽ xuất hiện cùng chữ ký).

Ký vào dòng chữ ký trên file Excel và Word

Khi đã tạo dòng chữ ký, bạn có thể thêm chữ ký viết tay (ảnh chụp) và chữ ký số của bạn.

• Bấm chuột phải vào dòng chữ ký.
• Từ menu, chọn Sign
• Để thêm chữ ký dạng văn bản, gõ tên bạn vào ô cạnh dấu X
• Để chọn ảnh chữ ký viết tay, bấm Select Image. Trong hộp thoại Select Signature Image, tìm file ảnh chữ ký và bấm Select.
• Để thêm chữ ký viết tay (với người dùng tablet), ký tên bạn vào ô cạnh dấu X bằng tính năng inking.
• Bấm Sign.
• Nút Signatures sẽ hiện ra ở dưới cùng của tài liệu hoặc bẳng tính.

Thêm chữ ký số vô hình trên file Excel và Word

Để bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu, bạn có thể thêm một chữ ký số vô hình. Tài liệu đã được ký sẽ hiển thị nút Signatures ở dưới cùng.

• Bấm tab File > Info > Protect Document/Workbook > Add a Digital Signature
• Đọc thông báo hiện ra và bấm Ok.
• Trong hộp thoại Sign, tại mục Purpose for signing this document, gõ vào mục đích ký chữ ký số.
• Bấm Sign.

Sau khi ký, nút Signatures sẽ hiện ra, và file Excel và Word sẽ trở thành chỉ đọc (read-only) để ngăn người khác chỉnh sửa.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “chữ ký số”

Bài liên quan

• Top 9 phần mềm chữ ký số phổ biến và tốt nhất 2022
• So sánh chi tiết Microsoft 365 và Office 2021. Nên chọn phiên bản nào?
• 5 Công cụ chuyển file MOV sang MP4 miễn phí