Junk mail là gì? Cách gửi email không bị rơi vào Spam Mail

Có lẽ Junk mail là một từ khá quen thuộc với người sử dụng email, vì hiện nay hầu hết các hệ thống mail, các mail client đều tồn tại folder Junk mail. Vậy bạn có biết Junk mail là gì? Tại sao mail lại nằm trong Junk mail mà không phải Inbox? Bài viết này, Hostify sẽ giải đáp cho các bạn về khái niệm này nhé

Junk mail là gì ?

Junk mail là thuật ngữ dùng để chỉ những email có chứa nội dung mà người dùng không mong muốn nhận được, đó có thể là các quảng cáo không có ích hay thậm chí là nội dung có chứa file virus hoặc mã độc… Những email này đôi lúc còn được gọi là thư rác.

Khi được nhận diện là Junk Mail, email sẽ được tự động chuyển vào hộp Spam/Junk. Tuy nhiên, hệ thống nhận diện này chỉ có thể lọc email theo một số tiêu chí nhất định mà không tối ưu. Như mọi loại công cụ, không phải lúc nào cũng chính xác. Đây là nguyên nhân dẫn đến trường hợp một số thư quan trọng cũng có thể bị coi nhầm là thư rác và chuyển vào Spam

Nguyên nhân Email gửi bị vào Junk Mail

Dưới đây là 10 nguyên nhân khiến mail bị liệt vào Junk/Spam.

IP Mail bị liệt vào black list

Nguyên nhân khiến rất nhiều email bị đánh vào hộp thư spam là do địa chỉ IP đã bị đưa vào danh sách đen. Để biết liệu IP mail của mình có nằm trong danh sách này không, bạn có thể sử dụng mxtoolbox bằng cách truy cập https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx.

Nếu kết quả trả về là LISTED: đồng nghĩa IP của bạn đã bị liệt vào danh sách Blacklist. Mọi email gửi đi sẽ rơi vào hòm Spam của các mail server như Gmail, Yahoo,… Trong trường hợp này, bạn hãy kiểm tra lại các tiêu chí để gỡ IP ra khỏi danh sách trên.

Chưa trỏ PTR Record

Trỏ PTR Record có nhiệm vụ tránh xạ địa chỉ IP đến tên miền. Thao tác này sẽ giúp bạn tăng độ tin cậy cho mail server.

Khi mail server có độ tin cậy nhất định, nó sẽ không bị đánh giá là Junk Mail và không bị đưa vào spam. Để kiểm tra xem mail server đã trỏ vào PTR Record chưa, bạn có thể sử dụng https://intodns.com/.

Kết quả hiển thị dấu (!) là email chưa  trỏ PTR Record. Lúc này, hãy trỏ PTR Record để email gửi đi của bạn ghi điểm hơn với Google và không bị đưa vào spam.

Chưa cấu hình SPF record

SPF record hay Sender Policy Framework (SPF) là cơ chế đánh giá email có phải là Junk Mail hay không? Cơ chế này phát hiện các email giả mạo bằng cách kiểm tra email được gửi từ domain nào và domain này có thuộc người quản trị đó hay không.

Record TXT SPF vì vậy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng độ tin cậy cho email gửi đi.

Chưa cấu hình DKIM

DKIM (Domainkeys Identified Mail) có nhiệm vụ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư. Khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record, khóa còn lại được cấu hình trong mail server. Nếu chưa cấu hình DKIM, email của bạn cũng rất dễ rơi vào Spam/Junk.

Bạn có thể xem thêm bài viết về DKIM

Nội dung email bị đánh giá spam

Nội dung của email cũng là yếu tố mang tính quyết định đối với việc email có bị đánh giá là Junk Mail hay không. Hãy chắc rằng email không chứa những nội dung sau đây, bởi nó chắc chắn sẽ khiến Google đánh email của bạn vào spam không thương tiếc.

• Nội dung đe dọa, quấy rối
• Ngôn ngữ mang tính chất thù địch
• Nội dung mang tính chất khiêu dâm
• Nội dung bạo lực
• Nội dung mang tính bất hợp pháp
• Giả mạo người khác để gửi thư điện tử
• Nội dung chia sẻ các thông tin cá nhân.
• Nội dung bán hàng
• Nội dung có tính lạm dụng đối tượng vị thành niên

Mail của bạn bị chiếm quyền

Một số trường hợp các hacker có thể tấn công, chiếm quyền và thực hiện gửi mail hàng loạt có thể khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt cấu hình bảo mật cho mail server tới client bài bản, chẳng hạn như cài đặt các module hỗ trợ cho mail server, webmail để hạn chế gửi và nhận mail… nhằm đảm bảo mail không bị chiếm dụng.

Mail của bạn gửi nhầm vào địa chỉ của các tổ chức Spam

Ngoài các nguyên nhân trên, một khả năng khác nữa là một trong các user của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn. Lúc này, các tổ chức Spam sẽ tạo ra hàng loạt mail để “bẫy” bạn. Nếu mail gửi vào thì lập tức, địa chỉ IP sẽ bị liệt vào Blacklist.

Trong trường hợp này, bạn buộc phải chi tiền cho các tổ chức Spam để được gỡ IP.

Các IP trong range thực hiện SPAM mail

Trường hợp phổ biến nhất tại các nhà cung cấp dịch vụ, dù IP không bị Blacklist nhưng các IP khác trong range Spam mail số lượng lớn thì họ vẫn sẽ block một range IP của bạn.

 Mail server của bạn không cấu hình

Trong một số trường hợp, dù không cấu hình Mail server bạn vẫn có thể gửi mail. Tuy nhiên, hành động này lại mang nhiều rủi ro về mặt an toàn và sử dụng dữ liệu, kèm theo đó là nguy cơ cao email bị đánh giá là Junk Mail.

Chính vì vậy, hãy chú ý cấu hình cho Mail server của bạn những cài đặt cơ bản nhất để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả. Đồng thời, việc thường xuyên kiểm tra xem email có thể gửi vào hộp thư Inbox của các mail server lớn Gmail… cũng là điều nên làm để tránh bị “hàm oan” là Junk Mail.

Cách gửi email không bị rơi vào Spam Mail

Không ai hi vọng email mình gửi đi bị đưa vào spam và để tránh tình huống này xảy ra, bạn cần đảm bảo email của bạn không bị đánh giá là Junk Mail bằng cách như sau.

• Đổi địa chỉ website thiếu uy tín: ten_web.com, ten_web.ga,… các địa chỉ này thường có độ uy tín thấp và rất dễ khiến email bị liệt vào spam.
• Xem xét lại nội dung, bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết, tránh việc email chỉ chứa duy nhất 1 ảnh: căn chỉnh nội dung, bố cục, bổ sung các thông tin cần thiết để mail không bị nhầm là thư rác.
• Thay đổi những nội dung sao chép từ các trình soạn thảo như Word, Excel…: sao chép và dán có thể bị lỗi font khiến hệ thống nghi ngờ nội dung mail của bạn.
• Chỉnh sửa các đường dẫn trang web về nguyên bản: việc rút gọn đường dẫn khiến hệ thống không kiểm tra được trang web dẫn đến và khiến email rơi vào hộp Spam.
• Cân nhắc chuyển đổi các HTML bị lỗi: HTML bị lỗi sẽ khiến hệ thống không kiểm tra được mã nguồn website, dẫn đến tình trạng không gửi được mail.

• Website: Hostify.vn
• Liên hệ Kinh doanh: 0247 10 12 369
• Facebook: https://www.facebook.com/hostify.vn